Wat is een e-mail blacklist eigenlijk?

Om spam tegen te gaan bestaan er op internet zogenaamde blacklists. Als de bedrijven die die blacklists onderhouden het idee hebben dat je spam verstuurd zetten ze je op zo’n lijst. Dat is natuurlijk heel goed om spam tegen te gaan, maar het komt regelmatig voor dat een bedrijf geen spam verstuurd, maar toch op zo’n lijst terecht komt.

De belangrijkste blacklists zijn bijvoorbeeld: Spamhaus, Spamcop, SURBL, SORBS, URIBL.

Als je op zo’n blacklist terecht komt heb je een probleem. Dat probleem is oplosbaar, maar meestal weet je niet direct dat je op een blacklist staat. Je krijgt door dat enkele van je relaties geen email van je ontvangen hebben. Anderen ontvangen wel weer email van je. Vanaf het moment dat je op een blacklist terecht komt weet je niet wie je email nog ontvangt en wie niet en dat is natuurlijk een groot probleem. Het is dan ook zaak om niet op zo’n blacklist terecht te komen. Maar hoe doe je dat?

Hoe kan ik voorkomen dat ik op een blacklist terecht kom?

Er zijn maar weinig bedrijven die nooit op een blacklist hebben gestaan. Het kan zijn dat je een mailing hebt gedaan om iets aan je relaties duidelijk te maken of te promoten en pats, je staat op een blacklist. Wat heb je dan fout gedaan? De relaties waar je de mailing heen stuurde waren bijvoorbeeld niet allemaal blij met het mailtje. Sommigen hebben in hun e-mailprogramma aangeklikt dat het bericht spam is. Doen nou maar voldoende mensen dat (hou even 5% van het totaal aan) dan denken de blacklists dat je aan het spammen bent. Op dat moment kom je op een of meerdere blacklists te staan. Maar het kan ook zijn dat je een mailing doet en veel van de adressen waar je naartoe e-mailt bestaan niet of niet meer. Je krijgt dat zelf meestal wel te zien doordat je zo’n mailtje terugkrijgt met de melding dat hij “onbestelbaar” is. Zijn er daar teveel van dan kom je op een blacklist. Maar het kan ook zijn dat de server van je provider (KPN, Ziggo enz.) in zijn geheel op een blacklist terecht komt. Dan kun je er zelf niet eens wat aan doen, maar heeft de provider een fout in zijn server of laat je provider veel spam door (van anderen).

Blacklists hebben ook e-mailadressen die niet bestaan die ze laten “slingeren” op internet. Mail je naar zo’n adres dan ben je een spammer want je gebruikt een adres dat je niet van iemand gekregen hebt, maar je hebt bijvoorbeeld een aantal e-mailadressen gekocht van iemand en daar zat nou net dat fake-adres tussen.

Dus, als je een mailing maakt let dan op het volgende:

  • Alle e-mailadressen moeten bestaan.
  • Je relaties willen het lezen, en niet als spam markeren.
  • Zorg ervoor dat er op het e-mailtje staat “Unsubscribe” staat. Blacklists letten daarop.
  • Je bouwt een reputatie op voor de blacklists. Een bedrijf dat de blacklists niet kennen staat eerder op een blacklist dan een bedrijf dat al jaren netjes mailings doet.
  • Of verstuur de mailing in kleine pakketjes. Dat is veel werk, maar er dan minder kans dat u op een blacklist terecht komt.
  • Let op de verhouding tekst/plaatjes goed is. Niet teveel plaatjes.
  • De woorden die gebruikt worden is ook belangrijk. Miljonair, privé, gratis en carrière bijvoorbeeld worden door blacklists extra in de gaten gehouden.
  • Zorg voor een Sender Policy Framework (SPF) in uw dns records. (kom ik zo op terug)

Hoe werkt zo’n blacklist?

Je weet nu hoe je op een blacklist terecht kunt komen, maar wat dan? Veel mailservers (van KPN en Ziggo enz.) gebruiken de blacklists om spam te filteren. Nou zijn er rond de 100 blacklists en er zal geen enkele mailserver zijn die ze alle 100 nakijkt. Een mailserver gebruikt er maar een paar. Sta je wel op een blacklist, maar niet op de blacklist die ontvanger1 gebruikt, dan komt je e-mail bij ontvanger1 gewoon binnen. Maar ontvanger2 gebruikt nou net wel die blacklist waar je op staat en daar wordt je mailtje weggegooid omdat het spam is. Nou is het probleem dat je niet weet welke blacklists de ontvangers van je e-mail gebruiken en je weet dan ook niet wie je e-mail ontvangt en wie niet. Dat is dus een heel groot probleem. Overigens weten de ontvangers meestal ook niet welke blacklists ze gebruiken want dat wordt geregeld in hun mailservers op internet (die van KPN, Ziggo enz.).
Ok, je staat op een blacklist. Degene die je e-mail ontvangt gebruikt een blacklist, maar

Hoe gebruikt de ontvanger een blacklist?

In de mailserver (van KPN en Ziggo enz.) worden iedere zoveel uur of iedere dag de lijsten van een paar blacklists binnengehaald. Die worden in de mailserver bewaard voor die tijd. Komt er nou een mailtje bij zo’n mailserver binnen, dan wordt er o.a. gekeken of de afzender, u dus, op een van die blacklists voorkomt. Komt u erop voor dan heeft u pech want dan wordt uw e-mailtje als spam gezien en weggegooid. Als u eenmaal op zo’n blacklist staat dan komt er geen enkel mailtje meer van u door. Niet als u een mailing doet, maar dus ook niet als u een enkel mailtje stuurt. Het is dus belangrijk dat u van zo’n blacklist af komt en wel zo snel mogelijk. Dat kan. U bent zo van een blacklist af, maar dat wil nog niet zeggen dat u dan gelijk ook weer naar iedereen kunt e-mailen zonder problemen. Ik schreef net dat elke mailserver die blacklists gebruikt elke zoveel uur of elke dag nieuwe blacklist lijsten binnenhaalt. U zult dus geduld moeten hebben tot die nieuwe lijsten binnengehaald zijn bij degene waar u naar wilt mailen. Want in die nieuwe lijsten komt u niet meer voor. Ik hou meestal een dag aan en dat klopt dan redelijk. Dus nadat u uzelf van de blacklists waar u op stond hebt verwijderd duurt het ongeveer een dag voordat u weer overal zonder problemen naartoe kunt e-mailen.

In welke blacklist komt ik voor?

Hoe weet ik op welke blacklists ik sta?

Er zijn meerdere websites waar je dat kunt controleren. Zoals bij mxtoolbox. Wat u doet, u gaat naar deze pagina om uw ip-adres te vinden en vult dat in op de mxtoolbox website. Dan druk u op “Blacklist check” en even later ziet u of u op een blacklist voorkomt. Via die website kunt u ook van de blacklist(s) af komen.

IP adres

Even voor de duidelijkheid, op een blacklist worden geen e-mailadressen opgeslagen, maar ip-adressen. Het ip-adres is uw unieke internet adres dat in elk mailtje vermeld staat. Deelt u uw internet met meerdere bedrijven dan kan het ook zo zijn dat een van die andere bedrijven ervoor gezorgd heeft dat u op een blacklist terecht kwam. Als u een mailing heeft verstuurd met als afzender ik@mijnbedrijf.com dan heeft u op datzelfde kantooradres met ik@mijnanderebedrijf.com als afzender dus ook een probleem. Dit omdat dat kantooradres dezelfde internet verbinding heeft en dus ook hetzelfde ip-adres.

Mailchimp

E-mailt u met Mailchimp dan heeft u hetzelfde probleem. Mailchimp is ook een programma als ieder ander programma om e-mail mee te versturen. Ook met gebruik van Mailchimp kunt u op een blacklist komen. Zoals Mailchimp zelf aangeeft, “Vaak denken mensen dat wij bepaalde privileges hebben op internet. Dat is pertinent niet waar. Bij ons dient u zich ook aan de regels te houden anders staan we straks op een blacklist”.

SPF record

Een SPF record is een dns record waarin staat met welke mailserver u e-mail verstuurd. Dit heeft een uitleg nodig. Stel, u heeft een Ziggo internet verbinding. Dan gebruikt u waarschijnlijk smtp.ziggo.nl om uw e-mail naartoe te sturen. Kijkt u maar in Outlook bij uw accountinstellingen (of u heeft een eigen server met Exchange staan, dan is het bij Exchange terug te vinden). Nou heeft u ook een domein mijneigendomein.nl. Nou kom er in het SPF record te staan dat alle e-mail met afzender bijv. info@mijneigendomein.nl verzonden wordt via smtp.ziggo.nl. De mailserver waar u uw e-mail naartoe stuurt ziet dat uw e-mail van info@mijneigendomein.nl verstuurt is vanaf smtp.ziggo.nl en vergelijkt deze gegevens met uw SPF record. In dit geval klopt het, want precies dat staat in het SPF record, en de mailserver laat de e-mail door. Stuurt iemand vanuit een andere provider (kpn bijvoorbeeld of iemand uit een ander land) een e-mailtje met als afzender uw info@mijneigendomein.nl dan doet hij dat vast niet via smtp.ziggo.nl, maar bijvoorbeeld via mail.kpnmail.nl (omdat hij internet heeft van kpn) en nu klopt het niet. Hij wordt als spammer aangezien want in de SPF record staat dat info@mijneigendomein.nl alleen via smtp.ziggo.nl verstuurt wordt. En nu wordt er verstuurt via mail.kpnmail.nl en dus is het spam.

Dit is best een goede methode, maar niet elke mailserver let op SPF records. Dat is dan weer jammer. Maar er zijn er wel veel die erop letten dus het zal u wel helpen. Het is altijd een probleem als iemand anders e-mail gaat versturen alsof het uw e-mail is. U komt dan op blacklists terecht en u krijgt boze telefoontjes van relaties. En, het is altijd schrikken. De spammer stuurt e-mail naar een hele lijst, misschien wel miljoenen e-mailadressen met uw afzender. Vele van die adressen zullen niet bestaan en u krijgt een heleboel e-mail met onbezorgbaar erop. U ziet op die mailtjes e-mailadressen staan die u niet kent en denkt vast dat u gehackt bent. Nou, dat hoeft zeker niet zo te zijn. Het is erg eenvoudig om e-mail te versturen met een willekeurige afzender. Zo zou ik e-mail kunnen versturen met als afzender marty@google.com.

DNS

DNS had ik nog niet uitgelegd. DNS is de “richtingaanwijzer” van internet. Wilt u naar www.microsoft.com? dan weet DNS waar dat te vinden is. Wilt u een e-mail versturen naar info@mijneigendomein.nl dan weet dns waar die e-mail heen moet. Maar ook een SPF record wordt in DNS opgeslagen. Dus, krijgt een mailserver een e-mail van info@mijneigendomein.nl dan kijkt die mailserver bij de DNS records van mijneigendomein.nl en ziet daar het SPF record staan en leest dat uit en kijkt of de instellingen kloppen.

|